Software-Update für die Logistik

Einführung

1-2-3 zum E-Invoicing

CargoSoft hat zwar keine „Skip-the-line-Tickets“, aber einen gut strukturierten Projektablauf, damit die Einführung von E-Invoicing für Unternehmen planbar ist und schnell abgeschlossen werden kann. Der Fahrplan umfasst drei Schritte.

1. Bei der Beauftragung prüfen CargoSoft und der Kunde, ob alle Voraussetzungen erfüllt sind oder Zusatzmodule im TMS benötigt werden. In der Regel lässt sich das Projekt einfach umsetzen. Eine Buchhaltungsschnittstelle ist beispielsweise nicht erforderlich. 
2. Ein dreistündiger Workshop bildet den Kick-off-Termin für den Kunden. Dieser vermittelt kompaktes Wissen zum E-Invoicing, Rüstzeug für die Umsetzung und Administratorenkenntnisse im TMS für das operative Arbeiten mit den neuen Rechnungsformaten.
3. Nach der Schulung ist der Kunde in der Lage, die Stammdaten entsprechend den neuen Anforderungen anzupassen. 

CargoSoft-Service

Um das E-Invoicing bei den Debitoren zu aktivieren, muss die Versandart in den Adressen auf „E-Mailversand mit E-Rechnung“ umgestellt werden. CargoSoft übernimmt diesen Arbeitsschritt als kostenpflichtigen Service. Dabei werden alle in Deutschland ansässigen Debitoren automatisiert identifiziert und auf die Versandart E-Mailversand mit E-Rechnung aktualisiert. Voraussetzung ist, dass die benötigten E-Mail-Adressen bereits in den Stammdaten hinterlegt sind.

Best Practise: Borchardt Logistics

Vorausschauend digital

Frühzeitig geplant und schnell umgesetzt – der Frankfurter Gefahrgutlogistiker Borchardt Logistics hat das Thema E-Rechnung vorausschauend angepackt. Dem Team von Borchardt Logistics war es wichtig, den Kopf schnell wieder frei für das Kerngeschäft zu haben. Dazu zählt die weltweite Steuerung von Gefahrgut-Importen und -Exporten inklusive Lagerung und Beratung.

Bereits im Januar 2026 ließ sich Borchardt Logistics als einer der ersten Anwender schulen und brachte dabei wertvolle Impulse für eine praxisnahe Umsetzung ein. Ayon Roy, bei Borchardt Logistics verantworlitch für das Accounting, berichtet: „Seitdem erstellen und versenden wir regelmäßig E-Rechnungen an unsere deutschen Kunden."

Borchardt Logistics setzt das CargoSoft TMS als Lizenzkunde ein. Für das E-Invoicing waren keine zusätzlichen Module erforderlich. Die Umstellung nutzte das Unternehmen zugleich, um das Rechnungslayout zu modernisieren und die Darstellung von Waren und Währungen übersichtlicher zu gestalten. 

Zur Webseite von Borchardt Logistics
Weitere Best Practises

Drei häufige E-Invoicing-Irrtümer

1. Der Dienstleister und nicht das Unternehmen selbst konfiguriert die Stammdaten für das E-Invoicing.
   Richtig: Stammdaten müssen durch den Kunden gepflegt werden, weil damit wichtige Prozesse gesteuert werden.
2. Die Umstellung hat noch Zeit. Der 1.1.2027 ist noch weit entfernt. Es reicht, im November oder Dezember zu starten.
   Richtig: Der Prozess der Einrichtung, Schulung und Stammdatenpflege dauert nach unserer Erfahrung und im bestern Fall insgesamt 8 Wochen.
3. Es braucht keine Schulung. Es handelt sich nur um eine IT-Umstellung. 
   Richtig: Die verantwortlichen Mitarbeitenden (operativ und administrativ) müssen den Hintergrund, die Konfiguration sowie Änderung der Stammdaten verstehen, um einen professionellen Prozess aufzusetzen.

Ausblick E-Invoicing

Funktion für Sammelrechnung

Gerade in der Logistik werden für einen Kunden häufig speditionelle oder Transportdienstleistungen innerhalb eines bestimmten Zeitraums erbracht. Statt dafür zahlreiche Einzelrechnungen zu erstellen, können diese Positionen in einer Sammelrechnung gebündelt werden.

Mit der neuen europäischen Norm für E-Rechnungen EN 16931-1:2026 wird es künftig möglich sein, solche Sammelrechnungen im strukturierten E-Rechnungsformat standardkonform abzubilden. Mehrere Lieferungen oder Leistungen können damit übersichtlich in einer einzigen E-Rechnung zusammengefasst werden. CargoSoft plant, diese Funktion im ersten Halbjahr 2027 bereitzustellen.

Bis dahin gilt: Einzelrechnungen können bereits heute im strukturierten E-Rechnungsformat erstellt und versendet werden. So lassen sich die aktuellen Anforderungen erfüllen, bis auch Sammelrechnungen entsprechend unterstützt werden.